Tuotekategoriat MENU

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Hairmail Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 06.03.2018. Viimeisin muutos 19.10.2018.

 

1. Rekisterinpitäjä

Hairmail Oy, Santaradantie 10, 01370 Vantaa

09 2538 5800 / asiakaspalvelu@hairmail.fi

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Asiakasrekisteri: Rami Virta, rami.virta(at)hairmail.fi, 0400 546 977

 

Toimittajarekisteri: Virpi Nyman, virpi.nyman(at)hairmail.fi, 040 844 2843

 

3. Rekisterin nimi

Hairmail Oy asiakas- ja toimittajarekisteri

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde).

Henkilötietoja käsitellään palveluun liittyvien asiakassuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, analysointiin, tilastointiin sekä palvelun tuottamiseen, tarjoamiseen, kehittämiseen, Hairmailin ja sen yhteistyökumppanien markkinointiin ja markkinatutkimuksiin.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, käyttäjätunnus, salasana, yritys/organisaatio, yrityksen Y-tunnus, opiskelija-asiakkaiden henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Puheluita tallennetaan ja tallenteita säilytetään puhelujärjestelmässä vuoden ajan. Tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolainsäädäntö tai muu lainsäädäntö edellyttää.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Asiakkaan halutessa hyödyntää laskutus-maksutapaa, säännönmukaisena tietolähteenä käytetään Suomen Asiakastieto Oy:n ja Creditsafe i Sverige AB:n tarjoamana yritysten ja yksityishenkilöiden luottoluokitustietoja. Luottoluokitustarkistuksesta tehdään merkintä Hairmailin järjestelmään.

Uusasiakashankinnassa käytetään säännöllisesti Suomen Asiakastieto Oy:stä ja CreditSafe i Sverige AB:stä saatavia yritystietoja, jotka sisältävät myös kyseisiin yrityksiin kytkeytyviä henkilötietoja.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tämä tulee kyseeseen, kun sähköpostiosoitetietoja taltioidaan MailChimp-sovelluksessa ja IP-osoitetietoja Google Analytics -palvelussa.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).